Beetje achtergrond
Harborn bouwt sinds 1999 aan de digitale wereld. Waar we in de beginjaren een grote focus hadden op web, zijn we ondertussen doorgegroeid naar een breed softwarehuis, met een track-record van meer dan 1.000 digitale projecten. Projecten waarmee we ook prijzen en hackathons hebben gewonnen (oa. DIA-awards) en waar ook zelfs nieuwe bedrijven zijn geboren. Ondernemerschap kom je bij ons overal tegen. We horen daarom bij de beste high-end bureaus van Nederland.
Met ongeveer 50 medewerkers werken we in volledige teams aan het moderniseren van softwaresystemen en volledige IT-ecosystemen. We bereiden onze klanten voor op de toekomst, rekening houdend met de mogelijkheden op het gebied van data en kunstmatige intelligentie.
We zetten ons dagelijks in met vier multidisciplinaire ontwikkelteams, ieder met een eigen specialisme. Daarnaast hebben we ook een marketing-, devOps- en productteam. Onze enthousiaste collega's zijn de sleutel tot succes. We zijn groot genoeg voor het échte werk maar ook niet té groot. Een club waar je energie van krijgt. Elke dag met energie naar je werk. Daar gaan we voor!
Wat ga je doen?
Als Office Manager ben je hét gezicht van Harborn. Je staat onze klanten en collega’s met een glimlach te woord en besteedt veel aandacht aan hospitality. Of iemand ons kantoor bezoekt of contact heeft via de telefoon of mail, jij maakt er iedere keer weer een feestje van.
Zodra jij op kantoor aanwezig bent loopt alles op rolletjes. Met jouw oog voor detail en voor je omgeving is het kantoor iedere dag weer om door een ringetje te halen. Jouw vrolijke en proactieve houding creëert een positieve werkomgeving. Naast het regelen van alle praktische zaken voor collega's en klanten verricht je ook administratieve en organisatorische activiteiten voor Harborn.
Je denkt altijd 3 stappen vooruit en denkt ik kansen terwijl je alle ballen in de lucht houdt:
Administratieve en organisatorische werkzaamheden:
Eerste lijn telefonie en algemene (Nederlands- en Engelstalige) mails;
Het op orde houden van de wettelijke office documenten zoals ons BHV plan;
Het klaarzetten van ontbijt en lunch;
Te allen tijde zorgen dat het kantoor er representatief uitziet;
Het aansturen van de klusjesman & schoonmaakploeg;
Borging van optimalisaties als het gaat om de kantoren en werkprocessen;
Het ondersteunen en back-up zijn voor de boekhouding, debiteuren- en crediteuren;
Het ondersteunen en back-up zijn voor personeelszaken zoals het onboarding van nieuwe mensen, contracten opstellen etc.
-
Ondersteunen en organiseren van teamuitjes, events zoals het kerstfeest, borrels etc.
Kantoor en inventaris:
Inkoop en beheer van kantoorartikelen, maar ook de boodschappen voor ontbijt, lunch en borrels;
Het verzorgen van de (technische) onboarding en offboarding van collega’s. Denk aan het bestellen van nieuwe laptops, e-mail aanmaken, agenda invites versturen, aanmaken van account in bijvoorbeeld TimeChimp etc;
-
Vooruitdenken bij het plannen van afspraken en evenementen, inclusief het regelen van praktische zaken zoals parkeerkaarten en attenties;
Efficiënt beheren van de kantooragenda en zorgen voor een soepele gang van zaken.
